• Bộ phận: Tuân thủ / Ban Quản lý
• Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc Điều hành Việt Nam (Executive Director Vietnam)

1. Mục Đích Vị Trí

Quản lý / Chuyên viên Tuân thủ có trách nhiệm đảm bảo các nhà máy sản xuất, nhân viên, nhà cung cấp và nhà thầu phụ của công ty hiểu và tuân thủ tất cả các yêu cầu về tuân thủ vận hành, chất lượng, đạo đức, xã hội cũng như các quy định của khách hàng và công ty.

Vị trí này làm việc trực tiếp dưới quyền Giám đốc Điều hành Việt Nam và hoạt động như một bộ phận tuân thủ độc lập, cung cấp góc nhìn khách quan về thực trạng tại các nhà máy và đối tác sản xuất.

Nhiệm vụ cốt lõi là xây dựng sự hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu tuân thủ của khách hàng và liên tục giám sát việc thực thi các yêu cầu này trong hoạt động hàng ngày. Đây là vị trí làm việc thực địa tích cực, không đơn thuần là công việc văn phòng/hồ sơ giấy tờ. Nhân sự sẽ thường xuyên đến thăm các cơ sở sản xuất và tiến hành kiểm tra đột xuất khi cần thiết.

2. Trách Nhiệm Chính

A. Yêu cầu Tuân thủ của Khách hàng

• Nghiên cứu và nắm vững các yêu cầu tuân thủ của tất cả khách hàng.
• Đọc, hiểu các sổ tay tuân thủ, sách hướng dẫn, bộ quy tắc ứng xử, chính sách và quy trình của khách hàng.
• Cập nhật kịp thời các thay đổi từ phía khách hàng và truyền đạt các nội dung này đến các bộ phận nội bộ.
• Dịch/chuyển hóa các yêu cầu của khách hàng thành quy trình thực tế cho nhà máy, các phòng ban và nhà thầu phụ.
• Đảm bảo ban quản lý và nhân viên liên quan hiểu rõ các yêu cầu áp dụng cho khu vực của mình.
• Duy trì bảng theo dõi trung tâm về các yêu cầu tuân thủ của khách hàng và các hành động cần thực hiện.

B. Kiểm tra Tuân thủ tại Nhà máy

• Thực hiện kiểm tra tuân thủ định kỳ tại Grandmex, Trà Vinh, Mỹ Tho và các cơ sở sản xuất hoặc nhà thầu phụ khác.
• Tiến hành kiểm tra đột xuất theo thời gian để xác minh thực trạng mà không báo trước cho nhà máy.
• Kiểm tra việc tuân thủ thực tế các chính sách công ty và yêu cầu của khách hàng.
• Đối chiếu hồ sơ, tài liệu và quy trình trên giấy tờ với thực tế sản xuất tại xưởng.
• Phát hiện các điểm thiếu sót, vi phạm, rủi ro và các vấn đề tiềm ẩn về tuân thủ.
• Thu thập bằng chứng hình ảnh/tài liệu khi cần thiết.
• Lập báo cáo kiểm tra rõ ràng và báo cáo phát hiện trực tiếp cho Giám đốc Điều hành Việt Nam.

C. Hành động Khắc phục / CAPA

• Xác định các sai lệch và điểm không phù hợp về tuân thủ.
• Yêu cầu và theo dõi việc thực hiện Hành động Khắc phục & Phòng ngừa (CAPA).
• Thiết lập thời hạn rõ ràng cho các hành động khắc phục.
• Giám sát việc thực hiện thực tế và tính hiệu quả của các hành động khắc phục.
• Leo thang các vi phạm nghiêm trọng, lặp lại hoặc quá hạn trực tiếp lên Giám đốc Điều hành Việt Nam.
• Duy trì tổng quan rõ ràng về các vấn đề tuân thủ đang mở và đã đóng.

D. Tuân thủ của Nhà thầu phụ

• Giám sát hiệu suất tuân thủ của các nhà thầu phụ và đối tác sản xuất bên ngoài.
• Tiến hành kiểm tra khi có yêu cầu.
• Đảm bảo nhà thầu phụ hiểu và tuân thủ các yêu cầu của khách hàng cũng như của công ty.
• Nhận diện rủi ro trước khi chúng trở thành phát hiện đánh giá từ khách hàng hoặc rủi ro kinh doanh.
• Hỗ trợ ban quản lý đánh giá hiệu suất tuân thủ của nhà thầu phụ.

E. Văn hóa Tuân thủ Nội bộ

• Hỗ trợ ban quản lý xây dựng văn hóa tuân thủ vững mạnh trong toàn bộ tổ chức tại Việt Nam.
• Đào tạo và huấn luyện nhân viên liên quan về các yêu cầu tuân thủ.
• Thúc đẩy nguyên tắc: Tuân thủ phải được thực hiện mỗi ngày, không phải chỉ làm để đối phó trước kỳ đánh giá (audit).
• Thẳng thắn góp ý/chất vấn nhân viên hoặc quản lý khi không tuân thủ quy định.
• Báo cáo sự thật một cách khách quan và độc lập, không phụ thuộc vào phòng ban hay cấp quản lý liên quan.

3. Tính Độc Lập và Báo Cáo

• Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành Việt Nam.
• Đảm bảo tính độc lập hoàn toàn với ban quản lý nhà máy và các chỉ tiêu sản xuất.
• Báo cáo trung thực thực trạng, bao gồm cả các vấn đề liên quan đến quản lý, sản xuất, QA, HR, nhà thầu phụ hoặc các phòng ban khác.
• Không lọc, sửa đổi hoặc che giấu các phát hiện tuân thủ để bao che cho bất kỳ cá nhân hay phòng ban nào.
• Các vi phạm nghiêm trọng, hành vi cố tình gian lận hồ sơ, vi phạm lặp lại hoặc các vấn đề có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới khách hàng phải được báo cáo ngay lập tức.

4. Yêu Cầu Ứng Viên

Kinh nghiệm:

• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tuân thủ (compliance), tuân thủ xã hội/đạo đức, tuân thủ chất lượng, đánh giá nhà máy (factory auditing) hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Ưu tiên kinh nghiệm trong ngành may mặc/dệt may (không bắt buộc).
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm kiểm tra hoặc đánh giá nhà máy.
• Không bắt buộc phải có kinh nghiệm làm việc với các khách hàng cụ thể của công ty trước đây.
• Yêu cầu quan trọng nhất: Năng lực và sự sẵn sàng học hỏi nhanh chóng hệ thống tuân thủ cũng như yêu cầu từ khách hàng của công ty.

Kỹ năng & Năng lực học hỏi:

• Yêu thích và quan tâm sâu sắc đến lĩnh vực tuân thủ và đánh giá (auditing).
• Ham học hỏi và chủ động phát triển kiến thức liên tục.
• Thoải mái làm việc với các tài liệu, sổ tay hướng dẫn tuân thủ, chính sách và quy trình chi tiết.
• Có khả năng tự nghiên cứu các yêu cầu phức tạp và chuyển hóa thành các điểm kiểm soát thực tế tại nhà máy.
• Có tư duy nhận diện rủi ro và biết đặt đúng câu hỏi.
• Tỉ mỉ, chi tiết và làm việc có hệ thống.
• Bản lĩnh, sẵn sàng chất vấn ban quản lý khi quy định tuân thủ không được thực thi.

5. Yêu Cầu Ngoại Ngữ

• Tiếng Việt: Thành thạo.
• Tiếng Anh: Tiếng Anh thương mại tốt (nghe, nói, đọc, viết). Cần đọc hiểu tốt tài liệu tuân thủ bằng tiếng Anh và giao tiếp được với khách hàng quốc tế hoặc các chuyên gia đánh giá (auditor) khi cần.

6. Tẩm Tính & Phẩm Chất Cá Nhân

Ứng viên lý tưởng cần có các phẩm chất:

• Trung thực và đáng tin cậy.
• Độc lập và khách quan.
• Bản lĩnh, tự tin chất vấn ban quản lý nhà máy.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có tư duy phân tích và làm việc ngăn nắp.
• Chủ động trong công việc, không chờ đợi chỉ thị.
• Thoải mái làm việc độc lập và di chuyển thường xuyên đến các nhà máy.
• Khả năng bảo mật thông tin nhạy cảm tốt.
• Kiên trì theo dõi việc khắc phục vi phạm đến cùng.
• Không ngại báo cáo tin xấu / sự thật.
• Tập trung vào thực tế/số liệu thay vì cảm tính hay chính kiến nội bộ.
• Tò mò và sẵn sàng học hỏi liên tục.

👉 Liêm chính là phẩm chất cốt lõi bắt buộc.

7. Phong Cách Làm Việc

• Không làm việc thuần túy tại văn phòng. Thường xuyên đi công tác tại các cơ sở sản xuất và nhà thầu phụ tại Việt Nam (có lịch trình hoặc đột xuất).
• Có khả năng độc lập khảo sát nhà máy, phỏng vấn công nhân và quản lý, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu quy trình với thực tế và lập báo cáo khách quan.

8. Chỉ Số Đánh Giá Hiệu Quả Công Việc (KPIs)

• Tiến độ và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch kiểm tra tuân thủ.
• Chất lượng và độ chính xác của các báo cáo tuân thủ.
• Mức độ phát hiện sớm rủi ro tuân thủ trước các kỳ đánh giá của khách hàng.
• Tiến độ theo dõi và xử lý dứt điểm các hành động khắc phục (CAPA).
• Tỷ lệ giảm thiểu các vi phạm lặp lại.
• Độ chính xác trong việc theo dõi yêu cầu tuân thủ của khách hàng.
• Hiệu quả giám sát tuân thủ tại nhà máy và nhà thầu phụ.
• Chất lượng hoạt động đào tạo và truyền thông tuân thủ nội bộ.
• Mức độ cập nhật kiến thức về quy định khách hàng.
• Mức độ tin tưởng của Ban Giám đốc đối với tính độc lập và độ tin cậy của các báo cáo.

9. Thẩm Quyền

Chuyên viên / Quản lý Tuân thủ được quyền:

• Tiến hành kiểm tra tuân thủ tại các cơ sở của công ty và nhà thầu phụ.
• Yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan.
• Phỏng vấn nhân viên và các quản lý phụ trách về vấn đề tuân thủ.
• Thu thập bằng chứng cần thiết phục vụ báo cáo.
• Yêu cầu giải trình từ các bộ phận liên quan.
• Đôn đốc, theo dõi các hành động khắc phục.
• Báo cáo vượt cấp các vi phạm nghiêm trọng hoặc lặp lại trực tiếp cho Giám đốc Điều hành Việt Nam.

(Lưu ý: Vị trí này không thay thế vị trí quản lý nhà máy, QA hay HR, mà đóng vai trò độc lập để giám sát, xác minh, phản biện và báo cáo).

10. Trình Độ Học Vấn

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Thương mại Quốc tế, Dệt may, Quản lý Chất lượng hoặc các ngành liên quan.
• Các ứng viên có kinh nghiệm thực tế tương đương trong lĩnh vực tuân thủ hoặc đánh giá nhà máy vẫn được xem xét.

11. Chân Dung Ứng Viên Lý Tưởng

Ứng viên lý tưởng không nhất thiết phải nắm rõ các khách hàng hiện tại của công ty ngay từ đầu. Cốt lõi là một người hiểu cách thức hoạt động của công tác tuân thủ, có kinh nghiệm điều tra/đánh giá tổ chức, sở hữu tư duy sắc bén, sự kỷ luật và động lực lớn để chủ động nghiên cứu chuyên sâu các yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Đây phải là tuýp người sẵn sàng đọc kỹ sổ tay tuân thủ, hiểu rõ bản chất yêu cầu, trực tiếp xuống xưởng sản xuất và kiểm tra thực tế xem quy định đó có đang được áp dụng đúng hay không.

Mục tiêu cốt lõi rất đơn giản: Nắm vững yêu cầu – Xác minh thực tế – Nhận diện khoảng trống (sai lệch) – Đảm bảo mọi rủi ro được khắc phục triệt để.